Retningslinjer for personvern

Retningslinjer for personvern

Allment

Kenzan Tours AB med svensk org.nr 556687-2080 verner om din personlige integritet. Du skal alltid kunne kjenne deg trygg når du lar oss ta del av dine personopplysninger. Med disse retningslinjene for personvern, beskriver vi hvordan vi sikkerstiller at dine personopplysninger behandles i overenstemmelse med loven.

Ansvarlig for personopplysninger

Kenzan Tours AB er ansvarlig for behandling av personopplysningene dine. Vi er ansvarlige for at behandlingen av dine personopplysninger skjer i overensstemmelse med lov. Vi kan nås på info@kenzantours.se eller på telefon +46 (0)21-18 16 17. Du kan også sende brev til Kenzan Tours, Torggatan 1, 722 15 Västerås, Sverige.

Innsamling av personopplysninger

Hva er en personopplysning?
Personopplysninger er alle typer informasjon som direkte eller indirekte kan kobles til en levende, fysisk person. Det er for eksempel navn, personnummer, telefonnummer, adresse og e-postadresse. Det kan også være bokningsnummer og elektroniske identiteter, for eksempel IP-nummer, dersom disse kan knyttes til fysiske personer.

Hvordan samler vi inn personopplysninger?

Innsamling fra deg
Vi samler inn de opplysninger om deg som du gir til oss når du bestiller en reise, kjøper en tilleggstjeneste, fyller i et skjema på vårt nettsted, sender e-post, ringer eller besøker vårt reisebyrå, abonnerer på nyhetsbrev, deltar i en konkurranse eller et arrangement og svarer på vår kundeundersøkelse.

Innsamling gjennom bruk av vårt nettsted
Vi samler inn opplysninger om deg når du besøker vårt nettsted. Innsamlingen skjer gjennom cookies. Les vår cookiepolicy her.

Innsamling fra tredjepart
Vi samler inn opplysninger om deg som vi får fra tredjepart, for eksempel når du inngår i et reiseselskap der den som bestiller reisen gir oss opplysninger om deg. Vi forutsetter at den som gir oss opplysningene gjør det med samtykke fra alle de reisende. Vi behandler og sparer opplysningene den tid det er nødvendig.

Hvilke opplysninger samler vi inn?
Kenzan Tours samler inn følgende opplysninger om deg for de endemål som vi beskriver i avsnittet om håndtering og lagring av personopplysninger.

Personlige opplysninger
Navn, adresse, telefonnummer, e-post, fødselsdato, personnummer, passinformasjon, kjønn og nasjonalitet.

Bookingsinformasjon
Bookingsnummer, fakturanummer, reiseinformasjon (avreisested, destinasjon, dato, program også videre), samt informasjon om kjøp (betalingsløsning, gjennomførte betalinger også videre).

Helseinformasjon
Informasjon om din helse som du selv gir til oss. Det kan være informasjon om sykdommer, funksjonshinder eller behov av spesialkost. Gjennom å gi oss opplysninger om din helse og samtykke til behandling av disse opplysningene, godkjenner du at vi bruker din helseinformasjon for å administrere og levere den reisetjeneste som du har bestilt.

Brukerinformasjon
Informasjon om din enhet, som for eksempel IP-adresse, browser og operativsystem. Vi samler også inn informasjon om hvordan du benytter vårt nettsted, for eksempel hvilke sider du besøker, samt dato og klokkeslett for disse.

Håndtering og lagring av personopplysninger

Hvorfor samler vi inn personopplysninger?
Vi samler inn nødvendige personopplysninger for å kunne oppfylle vår reiseavtale med deg. Om vi ikke har en avtalerelasjon eller noen annen lovlig grunn mot hvilken vi kan håndtere dine personopplysninger, har du gitt oss ditt samtykke slik at vi kan behandle personopplysningene.

For hvilke endemål samler vi inn og behandler personopplysninger?

Administrasjon av din reise og andre tjenester
Personopplysningene er nødvendig for at vi skal kunne administrere, levere og gi kundeservice og informasjon berørende din reise og våre andre tjenester. I dette inngår blant annet å administrere fly- og hotellbokninger samt arrangement på reisemålet, skrive ut fakturaer, bookingsbekreftelser og reisehandlinger, administrere betalinger og kredittsjekk, samt administrere eventuelle endringer i forkant av og under din reise. Personopplysningene kan også brukes ved bokføring, ved betalinger og for å sende purringer.

Utsendelse av informasjon
Vi bruker dine personopplysninger for å sende ut reisehandlinger, gi deg viktig informasjon om din kommende reise, eventuelle endringer samt tilbud koblet til din reise. Slike utsendelser skjer via e-post, brev, sms og, i enkelte fall, per telefon.

Administrasjon av konkurranser, arrangement, gavekort og gavebevis
Vi samler inn og håndterer personopplysninger for å kunne administrere interne og eksterne konkurranser som du deltar i, arrangement der det kreves påmelding, samt for å kunne utstede gavebevis og iblant gavekort.

Kunderelasjoner
Vi bruker dine personopplysninger for å kunne gi deg service når du kontakter oss med spørsmål, synspunkter og reklamasjoner. Vi bruker da ditt navn, bookingsnummer, kontaktopplysninger og annen informasjon som er relevant for den saken det gjelder.

Utvikling av service og tjenester
Ditt navn, din e-postadresse og bookingsinformasjon kan bli benyttet ved interne kundeundersøkelser der du via e-post har fått en forespørsel om å evaluere din reise etter hjemkomst. Vi gjør slike undersøkelser for å kunne forbedre vår service og våre tjenester.

Markedsføring og personifisering
Dersom du har begynt å abonnere på vårt nyhetsbrev, bruker vi dine personopplysninger for å kunne sende nyhetsbrev med reisetips, tilbud og annen informasjon som er reiserelatert. Det handler om navn, e-postadresse og hvilket land du bor i.

Navnet ditt og din e-postadresse kan også komme til å brukes ved eksterne kundeundersøkelser der du får en forespørsel om å si din mening om våre tjenester.

Hvor lenge sparer vi informasjonen?
Kenzan Tours sparer dine personopplysninger så lenge som det er nødvendige får å kunne oppfylle vår avtale med deg og de formål som opplysningene ble samlet inn for.

Vi lagrer dine kundeopplysninger og reisehistorikk i maks to (2) år etter hjemkomstdato, så framt du ikke aktivt har gitt ditt samtykke til at vi får spare opplysningene lengre. Vi sparer også dine personopplysninger på andre grunner enn reiseavtaler, for eksempel for å følge bokføringsloven. De lovstiftede kravene styrer da hvor lenge vi lagrer dine opplysninger.

Om du har registrert deg for nyhetsbrev fra Kenzan Tours, sparer vi dine opplysninger så lenge du ønsker å motta nyhetsbrev fra oss.

Personopplysninger som samles inn via konkurransene våre og andre arrangement spares så lenge som nødvendig for administrasjon rundt dette, dog maks to (2) år.

Samme personopplysninger kan spares hos oss i ulike system for ulike endemål. Det betyr at personopplysningene dine kan ha blitt tatt bort fra ett av våre system dersom de ikke lengre behøves der, men samtidig fortsatt finnes i andre system dersom dette er nødvendig.

Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?
Vi samarbeider med andre leverandører, se lengre ned, for å kunne administrere og levere de tjenester som du har bestilt av oss. Vi har gjort alle rimelige legale, tekniske og organisatoriske tiltak for å sikkerstille at dine personopplysninger håndteres sikkert og på en forsvarlig måte.

Leverandører av reiserelaterte tjenester
For å kunne levere de tjenester som du har bestilt av oss, benytter vi oss av eksterne samarbeidspartnere innen reisebransjen, både i Norge, Sverige og i tredjeland. Vi formidler personopplysningene dine til de leverandører som er ansvarlige for sin del av reisen, slik at de skal kunne administrere og levere tjenesten.

Bokningsagenter
Våre samarbeidspartnere for håndtering av fly-bookinger, hotell og leiebiler får tilgang til relevante personopplysninger for å kunne utføre og levere sine tjenester. Dette kan dreie seg om navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-postadresse, nasjonalitet, kjønn og passopplysninger.

Flyselskap
De flyselskap vi samarbeider med får tilgang til personopplysninger som navn, passopplysninger, alder, kjønn, nasjonalitet og kontaktopplysninger. Overføring av personopplysninger skjer via bookingsystem og via personlig kontakt med flyselskapet.

Handlingsagenter
I enkelte fall har flyselskapene handlingsagenter for å kunne utføre tjenester koblet til flyplassen, for eksempel innsjekking og bagasjehåndtering. Når handlingsagenten utfører tjenesten får de tilgang til de opplysninger som er nødvendige for å kunne utføre tjenesten.

Hotell
De hotell vi benytter oss av på våre reisemål får de personopplysninger de behøver for å kunne gjennomføre og bekrefte rombookingen. Det handler om navn, kjønn på samtlige reisende, samt alder på eventuelle medfølgende barn.

Arrangører på reisemålet
På våre reisemål samarbeider vi med lokale reisearrangører som tar hånd om bokninger av ulike tjenester. Det kan være transfer, utflukter og andre aktiviteter. De eksterne reisearrangørene får de personopplysninger som er nødvendige for å kunne utføre den bestilte tjenesten. Det handler om navn, bokningsnummer og i visse fall passopplysninger og telefonnummer.

IT-leverandører og avtalepartnere 
Vi benytter oss av ulike IT-tjenester og IT-system i vår virksomhet der personopplysninger håndteres og lagres. Noen system er lokalt installerte hos oss der det bare er våre ansatte som har tilgang til lagrede opplysninger. Andre system er skytjenester eller installerte hos en leverandør. Personopplysningene overføres da dit for at de skal kunne utføre tjenestene i henhold til våre instruksjoner.

Interne IT-system
Internt benytter vi oss av ulike system der vi håndterer dine personopplysninger for å kunne administrere og levere de tjenester som du har bestilt av oss, og for å kunne håndtere kundeservice-saker som har med din reise å gjøre. I disse systemene kan alle de personopplysningene som vi har samlet inn håndteres.

Betalingsløsninger
Vi benytter oss av eksterne betalingsleverandører for å håndtere betalinger og tilbakebetalinger. De får tilgang til de personopplysninger som er nødvendige for å kunne utføre tjenesten.

Webbanalyseselskaper
På vårt nettsted kenzantours.no bruker vi den eksterne analysetjenesten Google Analytics som ved hjelp av cookies analyserer hvordan nettstedet brukes. Les mer om dette i vår integritetspolicy og cookiepolicy.

Markedsføringstjenester
Personopplysningene dine kan komme til å overføres til selskaper som gir oss markedsføringstjenester. Dissa mottakere har kun rett til å behandle dine personopplysninger på Kenzan Tours vegne i forbindelse med de tjenester de utfører. Det kan for eksempel være å administrere og å sende ut nyhetsbrev, eller sende en forespørsel gjeldende anmeldelse eller anbefalinger.

Personopplysninger i tredje land
Kenzan Tours arrangerer reiser til hele verden, og dine personopplysninger overføres derfor til våre samarbeidspartnere og leverandører også utenfor EØS/EU: Når dette skjer, gjør vi alle rimelige lovlige, tekniske og organisatoriske tiltak for å sikkerstille at dine personopplysninger håndteres på en sikker og adekvat måte, også i land utenfor EU.

Hvordan beskytter vi din informasjon?
Vi arbeider løpende med prinsippene om ”innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard”. Vi gjør de sikkerhetstiltak som er nødvendige for å beskytte dine personopplysninger mot tap eller ulovlig tilgang, bruk, endring eller lignende.

Dine rettigheter

Kenzan Tours er ansvarlige for at dine personopplysninger behandles i henhold til loven. Vi kommer på din forespørsel eller på eget initiativ korrigere, anonymisere, slette eller komplettere opplysninger som vi oppdager er feilaktige, ufullstendige eller misvisende.

Du har rett til å begjære tilgang til, korrigere, og i visse fall få slettet dine personopplysninger, begjære begrensning av fortsatt behandling av personopplysningene dine, samt rett til å innvende mot behandlingen. Vi kommer i så fall underrette alle som har fått dine personopplysninger om eventuelle korrigeringer eller ønske om sletting av opplysninger, samt begrensning av behandling av opplysningene etter dine ønskemål.

Du har rett til å, etter en skriftlig signert ansøkning, uten kostnad, få et registerutdrag om blant annet hvilke personopplysninger som fins registrerte på deg, formålene for behandling, og til hvilke mottakere som opplysningene har gått eller skal gå. Du sender en søknad til oss på adressen oppgitt under Ansvarlig for personopplysninger

Om du ikke vil at vi behandler dine personopplysninger for, for eksempel, direkte markedsføring av reiser, har du når som helst rett til å tilbakekalle ditt samtykke og/eller avregistrere deg fra våre markedsføringsmeldinger. Når vi har mottatt din tilbakekallelse kommer vi slutte med å behandle personopplysningene i dette henseende.

Du har rett til dataportabilitet, det vil si rett til å begjære at dine personopplysninger blir overført til noen annen.

Du har rett til å levere en klage til Datainspeksjonen dersom du anser at vi ikke behandler dine personopplysninger på korrekt måte. Les mer på www.datainspektionen.se